quinta-feira,
18 de julho de 2019
Atualizado em: 12/12/2017
Fraudes Contábeis e Internas
Medidas Preventivas e de Combate
Entre os meios mais eficazes para prevenir e combater as fraudes internas recordarei os seguintes:
- Analise dos fluxos operacionais e identificação prévia dos pontos de risco para sucessivo intenso monitoramento e adoção de outras medidas preventivas.
- Realização de frequentes e rigorosas auditorias "específicas para fraudes", nas áreas de negócios sensíveis.
- Troca periódica (a cada dois ou três anos no máximo), ou rotação, dos auditores.
- Criação de um apropriado manual de normas e procedimentos internos, a ser aplicado pelos funcionários em todas as funções sensíveis.
- Estruturação de um sistema de administração e monitoramento eficientes com troca e verificação constante e redundante de informações entre os vários departamentos.
- Rotação frequente, quando possível, de funcionários em posições sensíveis a fraudes.
- Criação de equipes para condução de funções chave e sensíveis a fraudes, eliminando estruturas de decisão e centros de controle independentes.
- Estruturação de uma adequada política de alçadas, autorizações e controles em todas as funções sensíveis (por exemplo no uso de senhas para operações bancárias via internet).
- Monitoramento de mudanças repentinas e/ou injustificadas no estilo de vida ou comportamento de funcionários responsáveis por posições sensíveis.
- Atenção a eventuais indícios de vícios (jogo, drogas, álcool etc...) dos funcionários.
- Comparação periódica de dados e informações administrativas e operacionais com as médias de períodos anteriores (anos, semestres etc...), com as médias de diferentes departamentos e unidades e com as médias de mercado para as áreas equivalentes e homogêneas.
- Adoção de regras de segurança no projeto e desenvolvimento dos sistemas informativos internos.
- Atenção à reclamações de fornecedores ou clientes que possam ter origem em comportamentos fraudulentos de funcionários.
Na hora de uma primeira auditoria de fraudes ou fiscalização contábil, é importante procurar e prestar atenção, pelo menos, aos seguintes pontos:
- Omissão de lançamentos em registros.
- Lançamentos falsos em registros.
- Anotações falsas em registros.
- Erros nos cálculos em registros.
- Destruição ou "perda" de documentos.
- Falta de documentos.
- Existência de documentos falsos.
- Alteração de documentos originais.
- Duplicidade de documentos ou lançamentos.
- Falta de depósitos bancários ou caixa.
- Aumentos repentinos de custos ou despesas médias.
- Diminuição repentina de receitas médias.
- Pagamentos irregulares ou fictícios.
- Manutenção de dois jogos de livros de registro.
- Rasuras e espaços brancos nos registros.
Além disso, vale lembrar resumidamente algumas das mais úteis ferramentas para a detecção e combate as fraudes internas:
- Análise comparativa.
- Conciliação de saldos.
- Conciliação entre contas.
- Comprovações e inspeções documentárias.
- Inspeções físicas (em estoques, por exemplo).
- Confirmação com terceiros.
- Indagações e perguntas (funcionários, clientes, fornecedores...).
- Observação da conformidade das rotinas com o fluxograma.
- Apreciação de cifras.
